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ITE-Cloud
E-Mailarchivierung
E-Mail-Archivierung für KMU – gesetzeskonform, sicher und einfach
Mit der ITE-Cloud E-Mailarchivierung archivieren Sie geschäftliche E-Mails automatisch, sicher und gesetzeskonform – ganz ohne eigenen IT-Aufwand. Profitieren Sie von deutscher Datensicherheit, flexibler Cloud-Technologie und einfacher Bedienung. So erfüllen Sie alle rechtlichen Vorgaben und entlasten Ihr Unternehmen – smart, effizient und zukunftssicher.
Ihre E-Mails rechtssicher archivieren – ohne IT-Aufwand.
Als Entscheider eines kleinen oder mittleren Unternehmens (KMU) wissen Sie, wie wichtig E-Mails für Ihr Tagesgeschäft sind. Gleichzeitig sind Sie gesetzlich verpflichtet, geschäftliche E-Mails über Jahre hinweg aufzubewahren (Stichwort GoBD). Unsere cloudbasierte E-Mail-Archivierung nimmt Ihnen diese Sorge ab. Damit erfüllen Sie alle rechtlichen Vorgaben mühelos und profitieren von einer sicheren, intuitiven Lösung – ganz ohne eigenes IT-Knowhow oder teure Infrastruktur.
Unsere Archivierungslösung basiert auf der bewährten MailStore-Technologie und wird als komplett verwalteter Cloud-Service bereitgestellt. Als Kunde bedeutet das: keine eigene Hardware, keine komplizierte Einrichtung und keine langfristigen Verträge.
Ihre E-Mails werden automatisch und manipulationssicher archiviert und sind selbst bei einem Ausfall von Microsoft 365 jederzeit verfügbar. Alle Daten liegen sicher verschlüsselt in einem deutschen Rechenzentrum. Ihre Mitarbeiter können bequem per Outlook-Integration oder Webbrowser auf das Archiv zugreifen und bei Bedarf E-Mails selbst wiederfinden oder wiederherstellen.
Vorteile unserer Cloud-Archivierung auf einen Blick
Gesetzeskonforme Archivierung
Erfüllt sämtliche gesetzlichen Anforderungen (GoBD-konform, revisionssicher) zur Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails. So archivieren Sie rechtssicher und bleiben auch DSGVO-konform.
Maximale Datensicherheit
Mehrfache Datensicherung dank Multi-Cloud-Strategie. Alle Archive liegen verschlüsselt in einem deutschen, ISO 27001-zertifizierten Rechenzentrum – für höchste Sicherheit und Datenschutz.
Hohe
Verfügbarkeit
Dank unserer resilienten Infrastruktur bleiben Ihre archivierten E-Mails auch dann zugänglich, wenn Microsoft 365 (Office 365) einmal nicht verfügbar ist. Sie behalten jederzeit Zugriff auf wichtige Informationen.
Datenexport
jederzeit
Bei Bedarf können Sie Ihre archivierten E-Mails jederzeit in einem lesbaren Standardformat exportieren. Das gibt Ihnen volle Kontrolle über Ihre Daten – z.B. für Prüfungen oder einen Anbieterwechsel.
Kostenersparnis
im Postfach
Durch die Auslagerung älterer E-Mails ins Archiv entlasten Sie Ihre Microsoft 365-Postfächer. Das spart Speicherplatz und kann teure Speicher-Upgrades oder größere Lizenzpakete überflüssig machen.
Kein eigener
Server nötig
Die Archivierung läuft vollständig in der Cloud. Sie brauchen keine eigene Server-Hardware – Anschaffungs- und Wartungsaufwand entfallen komplett.
Einfache
Einrichtung
In wenigen Schritten startklar – die Implementierung ist schnell und unkompliziert. Ohne spezielles Fachwissen richten Sie das System in kurzer Zeit ein, und auf Wunsch unterstützen wir Sie bei jedem Schritt.
Intuitiver
Zugriff
Nutzer können archivierte E-Mails über eine benutzerfreundliche Oberfläche durchsuchen und abrufen (z.B. per Outlook-Add-in oder Web-Client). Das sorgt für hohe Akzeptanz und entlastet Ihre IT, da jeder Anwender selbst seine Archiv-E-Mails finden kann.
Deutsches Rechenzentrum
Alle Daten werden in einem deutschen Rechenzentrum gespeichert, das nach ISO 27001 zertifiziert ist. Sie erfüllen höchste Sicherheitsstandards und behalten Ihre sensiblen Daten in Deutschland.
Flexibles Abo-Modell
Bleiben Sie flexibel mit einem monatlich kündbaren Abonnement. Keine langfristige Bindung – Sie können den Service jederzeit anpassen oder beenden, falls sich Ihr Bedarf ändert.
Transparente Preise für jede Unternehmensgröße
Unsere E-Mail-Archivierung ist kostengünstig und skalierbar – ideal für kleine und mittlere Unternehmen:
Einstiegspaket
5 Benutzer/Postfächer mit jeweils 25 GB Archivspeicher
5 €
pro Postfach und Monat (zzgl. MwSt.)
pro Postfach und Monat (zzgl. MwSt.)
-
Jeder weitere Benutzer:
ebenfalls 5 € pro Postfach und Monat (zzgl. MwSt.).
Sie zahlen also einfach pro Nutzer, ohne versteckte Kosten. -
Monatlich kündbar:
Alle Pakete sind flexibel monatlich kündbar. Es gibt keine Mindestlaufzeit – Sie behalten volle Kontrolle und gehen kein Risiko ein.
Neugierig geworden?
Gern beraten wir Sie persönlich zu Ihrer E-Mail-Archivierung. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie einfach Sie gesetzliche Archivierungspflichten erfüllen und gleichzeitig Ihre IT entlasten können. Starten Sie jetzt mit unserer Cloud-Lösung – damit Ihre E-Mails sicher archiviert sind und Sie den Kopf frei für Ihr Kerngeschäft haben.
FAQ
zum Thema E-Mail-Archivierung
Warum ist eine E-Mail-Archivierung überhaupt verpflichtend?
In Deutschland besteht laut GoBD, Abgabenordnung und Handelsgesetzbuch eine Archivierungspflicht für alle steuerlich relevanten E-Mails. Unternehmen müssen geschäftliche E-Mails und deren Anhänge (Auftragsbestätigungen, Rechnungs-PDFs) revisionssicher, manipulationsgeschützt und im Originalformat aufbewahren – und das über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist von bis zu 10 Jahren.
Was bedeutet „revisionssicher“ konkret?
Revisionssichere Archivierung heißt: E-Mails werden so gespeichert, dass sie nicht mehr unbemerkt verändert oder gelöscht werden können. Zudem müssen sie jederzeit verfügbar, vollständig und maschinell auswertbar sein. Die ITE-Cloud E-Mailarchivierung erfüllt diese Anforderungen automatisch – inklusive Nachweisprotokollierung.
Ist eine Archivierung auch für Microsoft 365 oder Google Workspace nötig?
Ja. Auch bei cloudbasierten Maildiensten wie Microsoft 365 oder Google Workspace sind Unternehmen zur Einhaltung der Archivierungspflicht verpflichtet. Die dort integrierten Funktionen genügen in der Regel nicht den Anforderungen der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung – eine ergänzende Archivierungslösung ist daher erforderlich.
Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist beträgt zwischen 6 und 10 Jahren – abhängig vom Inhalt der E-Mail (z. B. Angebote, Rechnungen, Verträge). Unsere Lösung unterstützt Sie bei der fristgerechten Speicherung und dem automatisierten Löschen gemäß DSGVO.
Kann ich archivierte E-Mails jederzeit durchsuchen?
Ja. Die Suche ist schnell, einfach und intuitiv – direkt über das Outlook-Add-in oder den Web-Client. Auch Benutzer ohne IT-Kenntnisse finden archivierte E-Mails im Handumdrehen.
